Trabalho Remoto e Seu Acordo de Trabalho com o time

Um acordo de trabalho é uma lista de itens que um time cria para estabelecer como será o trabalho em conjunto e como será o engajamento uns com os outros. Para muitos times co-localizados, este é um ativo valioso. Entretanto, o mesmo se torna ainda mais valioso quando os membros do time estão trabalhando remotamente. Dependendo do time ou da característica das atividades realizadas, os acordos podem variar e devem ser modificados para levar em consideração todas as especificidades do tipo de trabalho ou do ambiente de trabalho. Também deve ser revisto regularmente e atualizado com base no aprendizado (do time).

O que é um Acordo de Trabalho?

Um acordo de trabalho é um documento vivo que captura como o time trabalhará com base nas necessidades dos seus  membros. Como não há dois times iguais, os acordos de trabalho diferem – e até mesmo um único time sentirá a necessidade de revisar seu acordo de tempos em tempos. Por exemplo, à medida que os membros entram ou saem de um time, as necessidades do coletivo mudam. O acordo de trabalho deve refletir essas necessidades.

Um acordo de trabalho pode até mesmo ser algo que atenda às necessidades de um grupo temporário e/ou de curta duração. Ele torna visível e evidente quaisquer suposições ocultas sobre o trabalho em conjunto:

  • Que tecnologia será usada para comunicação? Quais são as entregas? Quais serão as métricas utilizadas?
  • Quanto tempo devem durar as reuniões? O que acontece nas sessões de dia inteiro?
  • Haverá pausas (breaks) ou almoço? Quantos e por quanto tempo?
  • Quais estilos de trabalho precisam ser considerados?
  • Como o grupo comemora suas realizações?
  • Qual é horário de trabalho comum a todos os membros do time a ser considerado?
  • Como lidamos com desentendimentos?

Finalmente, o time se compromete a manter o acordo de trabalho como uma fonte única sobre como os indivíduos do time colaboram, agregam valor, cuidam de si e dos outros e fazem o possível para alavancar o potencial do grupo.

A força desse acordo está no compromisso da equipe com ele, incluindo o compromisso de responsabilizar-se mutuamente. Sem um grau de comprometimento e responsabilidade, os membros do time podem sub-otimizar seu próprio trabalho. É por isso que o acordo deve ser criado pelo time como um todo e cada item deve ser acordado por cada membro. Se um deles não concordar com algo, remova o item. O time deve fazer o seu próprio acordo de trabalho. Caso contrário, você não poderá esperar o total apoio e comprometimento do time (com este acordo).

Boas práticas para Acordos de Trabalho de Time

Ao criar acordos de trabalho de time, há considerações quando se trata de atividades locais e remotas:

Definição de janela de horário comum a todos (“core hours”)

Durante o horário comum, todos os membros do time estão disponíveis para reuniões e sessões de colaboração. Seja realista e não se esqueça de considerar outras atividades, intervalos regulares e fuso horário.

  • Local:
    • Muitas pessoas têm rituais e rotinas próximos ao horário de almoço. Bons times encontram maneiras de seus membros atenderem às suas necessidades sem impactar o restante. Para isso, as pessoas devem deixar claro como elas preferem almoçar e/ou aproveitar as pausas. Quer um acordo fixo, para todos almoçarem uma hora entre meio-dia e 13h? Ou menos regimentado, onde cada um escolhe quando almoça e o time equilibra esses horários?
  • Remoto:

Pessoas que trabalham remotamente há muito tempo sabem como seu progresso evolui e como eles se auto organizam. Pessoas que estão começando agora no trabalho remoto se beneficiam do estabelecimento não apenas da hora comercial, mas também de uma cadência de check-points com os stakeholders (supervisores, gerentes, outros key stakeholders), além das sessões de trabalho em equipe (reuniões diárias, reuniões de planejamento, retrospectivas etc.).

Como as pessoas do time podem ter diferentes maneiras de trabalhar, crie bons métodos de comunicação.

  • Local:
    • Em um escritório com salas, é mais fácil encontrar privacidade. Já em um open space, é necessário deixar mais claro quando se precisa de privacidade. Um de nossos consultores sempre dizia quando estava no meio de uma sessão de trabalho / brainstorming e não queria ser interrompido, sem um limite de tempo determinado. (Ele estava usando o método Pomodoro.).
  • Remoto:
    • Para times remotos, isso é mais crucial ainda: você não pode simplesmente aparecer na mesa de alguém ou conversar com eles no corredor. Portanto, é importante se concentrar em conversas usando canais como email, Slack, MS Teams etc.. Se você estiver em uma sessão de trabalho remota, silencie outros canais que possam interrompê-lo. Use indicadores (como a agenda do MS-Outlook) para mostrar os horários em que você está disponível.

Liste as ferramentas e como utilizá-las

  • Local
    • Todo mundo está sempre presente? O local em que você trabalha em time pode afetar as ferramentas a serem usadas. Para acomodar pessoas remotas, convém consolidar todas as conversas em intervalos específicos de tempo (reuniões), em vez de fazer ping constante em membros do time em horários aleatórios.
    • Quadros físicos podem ajudar a tornar palpável o progresso do time. Por outro lado, quadros virtuais através de ferramentas como Jira Align, LeanKit ou Trello são mais fáceis de acessar de vários locais diferentes ao mesmo tempo. Escolha qual ferramenta usar e crie critérios para usá-la. Treine os novos membros da equipe sobre como trabalhar efetivamente com o time.
  • Remoto
    • As interações online precisam ser mais coordenadas. Uma ferramenta integrada, como o MS Teams, facilita muito o agendamento de reuniões, pois inclui links e números de telefone para a participação de todos. Qualquer que seja a ferramenta de videoconferência que você usa (Zoom, Google Hangouts etc.), incentive o uso da câmera (se a largura de banda puder lidar com isso), mesmo que seja para compartilhar brevemente seu rosto sorridente com seus colegas no início da reunião. Isso é muito importante para as equipes que trabalham à distância, porque a conexão humana contribui para a satisfação e a produtividade no trabalho.
    • Torne os tradeoffs explícitos, para que seja mais fácil para a equipe inspecionar, adaptar e experimentar maneiras melhores de trabalhar. Por exemplo, em uma vídeoconferência com muitos participantes, incentive cada um a participar no mudo e com a câmera desativada e peça apenas ao apresentador que se identifique, ligue o microfone e apenas e ligue a câmera conforme necessário. Para videoconferências menores, isso pode ser desnecessário. O objetivo é ter um tempo para acordar as formas de melhorar a comunicação e a colaboração dentro das limitações da tecnologia em uso.

Exemplo de Acordo de Trabalho do Time

Como seria um acordo de trabalho em equipe? Aqui está um exemplo do mundo real criado por uma equipe inteiramente distribuída em uma empresa do ramo da saúde:

  • Ferramentas
    • Webcam (ligada no nível dos olhos, de preferência)
    • Microfones ou headsets com cancelamento de barulho (para minimizar ecos)
    • Zoom
    • Mural
    • Slack
  • Reuniões diárias
    • Às 8h00min no fuso-horário PST
    • Cameras sempre abertas
    • Mudo (como exceção)
  • Almoço
    • Entre 11h30min e 13h30min
    • Mesmo horário que nossos pares por 30-60 minutos
    • OBRIGATÓRIO (Aproveite! 😊)
    • Avise todos pelo Slack quando você sair
    • Avise todos pelo Slack quando você voltar e estiver disponível
  • Daily Stand Down
    • 16h30min
    • Cameras sempre ligadas
    • Mudo (como exceção)
  • Tempo para aprendizado
    • Sextas, das 9h às 11h30min
    • Rotativo semanal (pessoa ou pares)
  • Retrospectivas
    • Mini Retro – offline
    • Nós registraremos nossos sentimentos ao menos uma vez por dia (Calendário Nikoniko)
    • Retrospectiva – quinzenal às quintas-feiras após a Review
  • Todo o time participa (Scrum Master, Product Owner, Time)
    • A cada 3 sprints, teremos a Retro no nível Programa
      • Foco na Big Picture
      • Todos os times, Stakeholder, Cliente
Escrito por Emilia Breton e traduzido por Juliana Hanashiro